国际商务秘书—秘书队伍中的独特分支

   ２００７年６月和８月，应邀分别在吉林市与长沙市，参加了两次关于国际商务秘书理论与实务的研讨会。这两次会议是由国家商务部门与湖南《当代秘书》杂志社、吉林金岭职业学校等组织的。参加的人不多，但有商务部所属机构的领导、来自几所商业大学的教授，和北京、东北、广东、湖南等地的经验丰富的秘书职业教师，以及曾任驻外使馆商务参赞的国际商务专家；我可说是与会的“外行”，特别感到有新的体会与收获。
    我国秘书学科与对秘书工作的研究，近三十年来发展迅速，成果辉煌，但主流是对党政机关秘书的研究；其次是对民间秘书的研究也有所进展，最近几年对于秘书职业技能实务的探索,从深圳到北京也有很好的探索。然而，对国际商务秘书的研究，则是一个空白。在全球化的时代，国际商贸不仅数额庞大，对于中国来说，已经是国家富强、和平崛起的支柱。试设想假如没有从国际商贸而赚来的１万多亿的外汇美元，我国今天在国际上能有那样大的发言权吗？可见探讨国际商务秘书问题的迫切性与重要性。再从另一角度看，也说明了秘书学科的分支广阔，不能大家都停留在机关秘书领域里去研究，商务秘书是秘书队伍中的一个重要的独特的分支。
    会议探讨了一些基本问题：
    国际商务秘书的概念：是指从事国际间的商务贸易往来的机构中的专业秘书人员，具有跨文化传播的特征，重在辅助上司外贸经营。而不同于“涉外秘书”的概念。它们是上司的经营助手，而不同于管理行政事务的助手。
    因此，国际商务秘书的素质要求，必须通晓有关国家的商业文化，善于收集、分析国际商贸信息，把握最佳互利互惠的商贸机运。当然，必要的交际语言、礼仪形象是其素质的一部分。
    国际商贸秘书信息工作的内容，包括：政策信息（本国与外国）、市场信息（也是多国多方的）、内部（含员工）信息、物资信息（库存）等。
    国际商务秘书还具有培养海外客户、沟通客户感情的任务，这也与一般公关不同的，它必然涉及国外的不同文化、宗教、习俗，而不仅是利益问题。比如你不懂基督教，就很难与西方国家的商人建立持久的感情；而你完全不懂伊斯兰文化，也就不可能做好与中东、北非的商贸分析。
    国际贸易的分工、国际金融和市场营销原理、进出口有关国家和部门的法规、税收、保险、风险防范等等，都必须十分精通，稍一疏忽，就可能造成重大经济损失。可见商务秘书要求之高与专，需要专门培养。至于国际市场供需动态分析、有关的文书撰写，如业务信函、契约文书、也是种类繁多，各国国情各异的。近年来电子商务兴起，它的设计、操作，都需要专门训练培养。
    会上还研究涉及一些对机关和民间秘书都有启发的观点。比如，认为一切领导活动都是有成本的，秘书在辅助领导中应当注意降低领导成本。再如一切活动都离不开时间因素，时间是无法挽回的财富，秘书协助领导安排、掌握时间，是最重要的辅助内容，不管当助手，做参谋，都应当做好时间的助手与参谋。对于过去秘书“三办”（办文办会办事）的提法，有学者认为改为“管理事务”、“办理文书”、“筹办会务”，语言比较更准确、规范。